Je zit achter je bureau over je toetsenbord gebogen. De collega naast je praat luid aan de telefoon. De collega tegenover je overlegt met de collega daar weer naast. En dat keer acht in één ruimte. Hoe je ook je best doet, het lukt je niet je te concentreren op het artikel dat je moet schrijven. Of op de berekening die je moet maken. Van pure ellende ga je maar vast je boodschappenlijstje voor vanavond maken. Maar ook daar kun je je niet op concentreren. Welkom in de kantoortuin.
Werken in een kantoortuin
De kantoortuin is halverwege de twintigste eeuw ontstaan. Het idee erachter was dat de grote open ruimtes de samenwerking zouden stimuleren. Iedereen zit dicht bij elkaar en doordat men elkaar ziet, is het gemakkelijk contact te maken. Het is niet nodig speciaal naar iemand toe te lopen, je komt elkaar spontaan tegen. Dit zou het teamwerk verbeteren en het zou moeten leiden tot betere relaties met collega’s en het krijgen van nieuwe ideeën. Inmiddels zijn er meerdere onderzoeken geweest die aantonen dat de kantoortuin helemaal niet zo goed is voor de werknemer en zijn productiviteit.
Ervaringen van werknemers
Onderzoekers van de universiteit van Calgary hebben onderzoek gedaan naar de verhuizing van een groep werknemers naar een kantoortuin. Ze hebben deze groep zowel voor de verhuizing als vier weken na de verhuizing een vragenlijst voorgelegd. De vragen gingen onder andere over hun tevredenheid over hun omgeving en over hun stressniveau, prestaties en omgang met collega’s. Zes maanden na de verhuizing is de groep nog eens ondervraagd. Het resultaat was dat de werknemers op alle punten minder tevreden waren. Zelfs na een gewenningsperiode bleef dit zo. Het is dus blijkbaar niet een kwestie van wennen aan de gewijzigde omstandigheden.
Onbedoelde effecten van kantoortuinen
Ander onderzoek (Matthew Davis, 2011) wijst uit dat werknemers door de open ruimte weliswaar het gevoel krijgen deel uit te maken van een innovatief bedrijf, maar ondertussen kunnen ze zich minder goed concentreren en zijn ze minder productief en creatief. Door het grote aantal mensen in een open ruimte wordt men regelmatig gestoord. Niet alleen doordat mensen gemakkelijker anderen aanspreken, maar ook doordat twee pratende collega’s de derde collega storen. Uit Deens onderzoek blijkt ook dat werknemers die in een kantoortuin werken, vaker ziek zijn dan werknemers met een eigen kamer. Het verschil is zelfs 62%.
Het grootste probleem in de kantoortuin is het geluid. Door langdurige blootstelling aan het kantoorrumoer, ervaren mensen meer stress en worden ze minder gemotiveerd en creatief. Mensen krijgen de neiging zich af te sluiten van hun omgeving door met hun rug naar de anderen toe te gaan zitten of een koptelefoon op te zetten. Hierdoor wordt er juist minder gecommuniceerd en samengewerkt. Veel mensen vinden het bovendien niet prettig vertrouwelijke gesprekken te voeren als iedereen mee kan luisteren. Daardoor wordt er ook minder feedback gegeven.
Het nieuwe werken met flexplekken
Een veelvoorkomend fenomeen in de kantoortuin is de flexplek. Werknemers hebben geen eigen bureau meer, maar moeten iedere dag opnieuw een plekje zoeken. Hun spullen slaan ze op in een eigen kastje of rolcontainer. Het gevolg is dat elke ochtend met spullen gesleept moet worden en elke avond het bureau weer leeg achtergelaten moet worden. Voor de werkgever hebben flexplekken het voordeel dat ze ruimtebesparend zijn en daardoor kostenbesparend. Voor de werknemer zijn er echter voornamelijk nadelen.
Doordat de werknemer geen vaste plek heeft, heeft hij weinig controle over zijn omgeving. Door de beperkte mogelijkheid spullen op te slaan en de verplichting elke avond alles op te ruimen, is het lastig het bureau in te richten met eigen foto’s en planten. Ook aan specifieke behoeften wat betreft verwarming en verlichting is moeilijk tegemoet te komen. Bovendien moeten elke dag het bureau en de bureaustoel opnieuw ingesteld worden, wat er vaak bij inschiet. Hierdoor kunnen mensen lichamelijke klachten krijgen.
Hoe verbeter je je productiviteit?
Eigen initiatief
Als je veroordeeld bent tot een kantoortuin, wat kun je er dan zelf aan doen om je werkomstandigheden te verbeteren? Mensen hebben graag controle over hun omgeving. Als ze zelf kunnen bepalen hoe hun werkplek eruitziet, zijn ze productiever en voelen ze zich meer betrokken bij hun werk. Bovendien worden mensen van een vol bureau creatiever dan van een lege flexplek. Probeer dus toch zoveel mogelijk eigen dingen mee te nemen. Neem bijvoorbeeld een kunstplant, die er tegen kan hele avonden, nachten en weekenden in een afgesloten kast door te brengen. En vul een doosje met persoonlijke snuisterijen, zoals foto’s, je favoriete pen en een herinnering aan je laatste vakantie. Het is even werk om je spullen elke dag uit te stallen, maar het levert wel een klein beetje voldoening op.
Als je last hebt van drukte en lawaai, probeer dan een plek te krijgen aan de rand van de werkvloer. Hier komt het geluid van minder kanten. Als je je echt goed moet concentreren, gebruik dan oordopjes en zet er een koptelefoon zonder muziek overheen. Dit haalt niet alleen het meeste geluid weg, maar zorgt er ook voor dat je er ontoegankelijk uitziet, waardoor mensen je minder snel zullen storen.
De flexplek 2.0
Ook in een omgeving met flexplekken is het mogelijk zelf voor verbetering te zorgen. Pas het gebruik van de flexplek aan op een zodanige manier dat het voor jou en je collega’s wel werkt. Om te voorkomen dat je elke dag opnieuw je bureau en stoel moet afstellen, kun je proberen met je collega’s af te spreken steeds op dezelfde plek te gaan zitten. Dit is dan wel tegen het beleid van de flexplek, maar zorgt wel voor rust. Bovendien kunnen andere mensen je dan makkelijker vinden. Zijn er stilteruimtes in je kantoor, maak daar dan zoveel mogelijk gebruik van. Soms is het niet toegestaan daar al je tijd door te brengen, maar voor de klussen waarvoor je echt geconcentreerd moet zijn, zijn ze een uitkomst.
Een andere vorm van flexibel omgaan met de werkplek, is om regelmatig thuis te werken. Dit moet natuurlijk wel mogelijk zijn en toegestaan worden door je werkgever. Thuis kun je geconcentreerd werken zonder last te hebben van collega’s. Moet je veel met collega’s overleggen, probeer dan die overleggen zoveel mogelijk op de andere dagen van de week in te plannen.
Zoek het hogerop
Zorg er ook voor dat je je baas duidelijk laat weten hoe het werken in de kantoortuin je bevalt. Zit hij zelf niet in die grote ruimte, daag hem dan uit dat wel eens een week te doen. Breng hem ook op het idee om bijvoorbeeld schotten tussen de bureaus aan te brengen, zodat je minder last hebt van lawaai. Uiteindelijk zal het een keer tot alle kantoorontwerpers doordringen: de kantoortuin is niet zo fantastisch als hij ooit leek. Dus wees geduldig, op een dag zal ook jouw werkgever erachter komen dat jij veel productiever voor hem kunt zijn.
Alle artikelen in deze categorie:
- Beter omgaan met je zwakke punten
- Een goede manager worden? Hoe dan?
- Flexwerkplekken voor zzp’ers
- Hoe weet je wat je sterke punten zijn?
- Je sterke punten: waarom zijn deze zo belangrijk?
- Mooie teksten nodig? Huur een tekstschrijver in!
- Onpraktische principes in het bedrijfsleven
- Slagen voor je examen: zo doe je dat
- Textbroker: geld verdienen met schrijven
- Werken in een kantoortuin: goed voor de productiviteit?
- Zeven tips om je studie met je werk te combineren